生産性を向上させるためにはどうすればいいのでしょうか？
グローバル化が進み競争がますます激化するなかで生産性を向上させないと会社も個人も生き残っていくことが難しいでしょう。しかし多くの人が生産性が向上せず、苦しんでいます。
生産性向上する方法として、仮眠を取る、食べる量を減らす、朝早く出社するなどがあります。しかし残念ながらこれらの方法は小手先にしかすぎず、根本的な解決策になりません。
もっと本質的な生産性が劇的に向上する方法をご紹介したいと思います。
目標を明確にする
あなたはそもそもなぜ生産性を向上させる必要があるのかわかっているでしょうか？仕事ができず、生産性が向上しない人の多くがこのことについてわかっていません。
生産性を向上させる理由は、目標を達成するためです。例えば会社員であれば、会社が求める成果を上げることですし、経営者であれば売上を今より2倍にすることかもしれません。
生産性を向上させようと思って、今のやっている業務が10倍早くできるようになっても目標が達成できなければ意味がありません。全く違う業務に切り替えて時間がかかっても目標が達成できれば、生産性が向上したということになるのです。
そのため仕事を取り組む前に具体的な目標は何か考えましょう。もしあなたが会社員でわからなければ、上司などに具体的に何を期待しているのか聞きましょう。
SMARTの原則
目標を明確にするといってもどうすればいいかわからない人もいるでしょう。そこで参考になるのがSMARTの原則です。
Specific (具体的である)
Measurable (計測である)
Agreed upon (同意している)
Realistic (現実的である)
Timely(期日が明確である)
例えば
Specific (営業成績アップ)
Measurable (営業成績月200万円)
Agreed upon (達成したい)
Realistic (これぐらいなら達成可能な数字だ)
Timely(来年の12月31日までに)
来年12月31日までに営業成績月200万円達成する。SMARTの原則を使えばより目標が明確になります。
行動リストを紙に書き出す
目標が明確になったら次にやってほしいことが行動リストを紙に書き出すことです。目標を達成するためにしなくてはいけないことを思いつく限り書き出してください。
行動リストを思いつく限り紙に書き出す理由は、目標達成の可能性をできる限り引き出すためです。思いつく限り書き出すことによって今まで思いつかなかった最短で達成する方法が思いつくかもしれません。
目標にほとんど貢献しない行動リストを削る
行動リストを書きだしたら次にやるべきことは、目標にほとんど貢献しない行動リストを削ることです。生産性を向上しない原因のひとつにあれこれやり過ぎてしまうことなのです。生産性を向上させたいならやるべきことを減らして集中する必要があるのです。
80対20の法則
あなたは80対20の法則を知っているだろうか？80対20の法則とは、仕事の成果80％は、仕事全体の上位20％の効率のいい業務が生み出すという法則だ。
つまり生産性を劇的に向上させたいなら目標に直結させる価値のある20％の行動に集中して、残り80％はやめるか誰かに任す必要があるのです。
例えば営業成績月200万円達成させたいなら全顧客の80％を占める営業成績に貢献しない顧客にかける時間を減らし、上位20％の上得意先への営業活動に力を入れ、さらに上得意客になる客を増やす行動をすることである。
80対20の法則は、うまく使えば劇的に生産性が向上する可能性があるのでぜひ実践してほしい。
優先順位をつけ行動計画を立てる
行動リストを大幅に削ったら次にやるべきことは優先順位をつけて行動計画を立てることです。まず大幅に行動リストを削ってから優先順位をつけるようにしてください。
優先順位をつけるのは簡単です。誰もが優先順位を決めることはできます。生産性を向上させるために本当に必要なことは何をやめるかです。
もっとシンプルに大きくまとめることができないか考える
頭のいい人の陥りがちなのですが、何でも複雑に考えてしまうことです。行動計画が複雑になればなるほど生産性は低下して、行動に移すことがなかなかできなくなります。行動計画はとにかくシンプルにすることです。
また同じような業務はまとめることです。例えば営業なら外に出てクライアントに会う日と会社内で仕事をやるべき日を分けるべきです。なぜなら人は何か中断されると回復するのに時間がかかるからです。邪魔されない業務に集中できるまとまった時間を作ることを心がけてください。
予測は正しいか再度問い直す
あなたは市場の変化、競合の動き、顧客の考えていることは把握できているだろうか？
生産性が劇的に低下する大きな原因のひとつに予測を読み違えることです。例えば間違った顧客にアプローチしていたり、市場の変化に気づかず顧客の求める商品を製造していないことなどです。
予測は正しいか厳しく現実を見て行動計画を見直してください。自分が正しいと思っていたことが実は間違いだったということはよくあることなのです。
集中して早くやることを心がける
行動計画を立てることができたら優先順位の高いことから集中してやることを心がけるべきです。また仕事のペースをどんどん上げて早くやることも心がけるべきです。
どんなにいい行動計画を立てることができてもだらだらとゆっくりやっていたら生産性はまったく向上しないでしょう。
日々行動計画を見直す
完璧な行動計画などはあるはずがありません。今の行動計画で本当に目標は達成できるのか？またもっと早く達成できる方法はないか？日々行動計画を見直してください。
自分が思っていた予測が間違っていたり、もっといい方法を思いついたらすぐに行動計画を立て直すことです。変化の激しい世の中ですから行動計画が間違っていたことはよくあることです。行動計画を立て直すことを面倒くさがっていてはいけません。
生産性を向上させる8つの方法を紹介してきましたが、劇的に向上させたいなら上から順にひとつずつやってください。しっかり実行すれば必ずあなたの生産性は向上するはずです。
